Gestor Documental Consorciado

La gestión documental y archivo, mucho más fácil

El Gestor Documental Consorciado (GdC) es una herramienta que facilita a las universidades la tarea de la gestión documental y archivo, un aspecto fundamental a la hora de almacenar la información que se genera en estas instituciones, cada vez más extensa y de más valor.

Es por eso que en el CSUC ofrecemos un servicio de gestión documental para todas las universidades basado en la herramienta Alejandria, desarrollada por la empresa 4TIC. Si bien la solución es común para todas las universidades, cada una puede personalizarla según sus necesidades. Así, los elementos que la integran pueden diferir. Es el caso, por ejemplo, del Cuadro de Clasificación y las políticas.

El GdC garantiza el mantenimiento de las características específicas de los documentos de archivo recogidas en la norma ISO 15489 (información de contexto, estructura, autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad). También permite gestionar las fases de tramitación y vigencia del ciclo de vida documental y su integración con el servicio de preservación y archivo electrónico iARXIU, del Consorcio AOC.

¿Qué beneficios tiene el GdC?

• Organiza la información siguiendo unos parámetros preestablecidos, favoreciendo la productividad y la eficiencia.
• Mantiene una estructura jerárquica para una buena organización y accesibildad de los documentos.
• Tiene un control de seguridad para que solo los usuarios asignados puedan consultar la información.
• Favorece el trabajo colaborativo.
• Da acceso a la información desde cualquier lugar.
• Cumple con todas las normativas de seguridad.
• Libera espacio físico gracias al almacenaje en el CSUC.
   

¿Qué integra la plataforma del GdC?

• Los diferentes objetos (fondos, clase, serie...) que mantienen una estrutura jerárquica
• El esquema institucional de metadatos (vocabulario).
• Un Cuadro de Clasificación documental común y otros cuadros propios de cada universidad. A partir de las series, se define:
  • La política de acceso.
  • La política de disposición.
• La descripción del ciclo de vida de los documentos.
• Registros y auditoría. Indicadores y estadística.
• La tabla de formatos documentales admitidos.
• Los formatos de firma electrónica admitidos.
• El cuadro de tipologías documentales.
• La gestión de los archivos físicos (depósitos y contenedores).